用 AI 做出登入、填表、查詢等功能後，自己操作幾次都正常，很容易覺得可以讓員工開始用了。但公司裡不只有一個帳號、幾筆測試資料。有人會填錯、有人會重複送出，不同職務看到的資料也不一樣。這些情況都試過，才知道系統能不能接手每天的工作。
試用和正式上線，差在哪裡？
找幾位員工先試用，可以用測試資料確認操作是否順手，原本的工作方式也先保留。試用時出了問題，還能回到原本的做法。
如果準備停用原有表單或系統，讓新系統每天接收申請、更新紀錄，光是畫面能操作就不夠了。帳號誰管理、資料寫錯怎麼改、系統暫時不能用時怎麼辦，都得先有做法。
讓不同職務的員工各試一次
示範時只放幾筆整齊的資料，不容易看出重複申請、欄位沒填完整，或同一筆資料要由兩個部門接手時會怎樣。可以用接近日常工作的資料，請實際會使用的員工走完一整次流程，連少見但確實會碰到的情況也一起試。
再換不同職務的帳號登入。員工能查哪些資料、主管能核准哪些申請、管理者能修改哪些紀錄，應該由系統把關，不能只把畫面上的按鈕藏起來。若含個資、客戶或財務資料，誰能匯出、誰能刪除，也要一起確認。
系統出問題時，誰來處理？
員工填錯資料、重複送出，或系統一時連不上，都是上線後可能遇到的事。要能查出是哪一步出了問題、影響了哪些紀錄，才知道怎麼補救。備份也不是設定完就算了，上線前最好實際試過能否還原。
AI 可以幫忙寫程式，但系統暫時不能用時，工作要怎麼繼續，仍得由人決定。程式也需要有人檢查、測試，留下必要的說明，之後要改功能或修問題才有人接得下去。
先從一個部門開始用
不必等所有功能都做完才上線。先確認目前要交給這套系統的工作能從頭到尾完成，資料和權限也測過，遇到問題知道找誰、怎麼處理。如果不需要全公司同一天改用，可以先讓一個部門使用，其他部門維持原本的做法；看過實際使用情況，再決定何時擴大。