一套系統用了很多年，大家常會說「太舊了，乾脆重做」。但有人抱怨的是查資料要點很多頁，有人是每天得把數字從一套系統貼到另一套。也可能只是某個功能原廠不再維護。這些問題放在一起看，很容易在還沒弄清楚現況前，就先決定要換掉整套系統。
先問「不好用」是卡在哪裡
找每天使用系統的人，請他們實際做一次最常見的工作。是找不到資料、要重複輸入，還是某一步根本做不了？把發生的次數和影響的人一起記下來，才能分辨是介面要調整、需要補功能，還是兩套系統的資料該接起來。
報表數字對不起來時，也別只看畫面。有時兩邊用的資料定義不同，或更新時間不一樣；換一套新系統之前，得先知道哪份資料才是準的。
能用的部分留著，缺的再補
不見得每個問題都要靠重做解決。原系統能穩定處理收銀，就可以繼續使用；缺少門市補貨或庫存查詢，再評估新增功能或串接資料。CodeCraft 的匿名零售案例也是保留原有 POS，再分階段加入作業需要的功能。
這樣做也有代價。新增工具和舊系統各負責什麼、資料多久更新一次、同步失敗時由誰處理，都要說清楚。系統變多了，交接沒有安排好，工作可能反而更亂。
哪些情況該考慮更換？
如果原系統的程式已經很難修改、沒有可用的維護支援，或有必須處理的安全問題，繼續補小工具未必划算。這時要評估替換範圍，但也不用預設所有功能同一天切換。
舊資料怎麼搬、其他系統怎麼接、切換時工作能不能繼續，通常比新畫面長什麼樣子更早需要確認。尤其是每天都會用到的營運系統，安排分階段移轉時，也要保留核對資料的時間。
先決定要改哪一段，不急著選整套方案
可以把目前最影響工作的幾件事列出來，分別標明「保留、串接、補功能、考慮更換」。同一套系統的不同部分，答案可能不一樣。先談清楚資料和作業怎麼走，才知道改哪裡最有幫助。